Conservation des pièces comptables en Suisse : 10 ans, sous quelle forme, et ce que dit vraiment l'Olico

Toute entreprise inscrite au registre du commerce en Suisse doit conserver ses livres et pièces comptables pendant dix ans à compter de la fin de l'exercice concerné, conformément à l'article 958f du Code des obligations. Ce délai s'applique aux factures émises et reçues, aux relevés bancaires, aux justificatifs TVA et aux rapports de gestion. La conservation peut se faire sur papier ou sur support électronique — pour autant que les exigences de l'Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) soient respectées.

Que dit la loi suisse sur la conservation des pièces comptables ?

L'article 958f du Code des obligations (CO) impose à toute entité soumise à l'obligation de tenir une comptabilité de conserver ses livres, pièces comptables, rapport de gestion et rapport de révision pendant dix ans. Ce délai ne court pas à partir de la date d'émission de chaque document, mais à partir de la fin de l'exercice auquel ces pièces se rapportent. Ainsi, une facture datée du 15 mars 2020 reste à conserver jusqu'au 31 décembre 2030 si l'exercice se clôt le 31 décembre 2020.

Cette obligation concerne :

• Les sociétés anonymes (SA), sociétés à responsabilité limitée (Sàrl), sociétés en nom collectif et en commandite.
• Les entreprises individuelles dont le chiffre d'affaires annuel dépasse CHF 500 000.
• Les associations et fondations soumises à l'obligation de révision.

L'article 325 du Code pénal suisse (CP) sanctionne la violation de cette obligation — nous y reviendrons plus bas.

Papier ou électronique : sous quelle forme archiver vos pièces comptables ?

L'Olico (Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, RS 221.431) fixe deux régimes distincts pour l'archivage électronique.

Support électronique non modifiable (article 9 Olico)

Un support est réputé non modifiable lorsqu'il n'est plus possible d'y apporter une modification sans que l'opération soit détectable. Les CD-R, DVD-R ou disques WORM (Write Once Read Many) entrent dans cette catégorie. Aucune exigence supplémentaire n'est imposée : il suffit que les documents puissent être consultés et vérifiés à tout moment dans un délai raisonnable pendant les dix ans.

Support électronique modifiable (article 10 Olico)

Un disque dur, un serveur NAS, un cloud ou une clé USB sont des supports modifiables. L'Olico les autorise à condition de respecter quatre garde-fous techniques :

1. Processus documenté : l'entreprise doit décrire par écrit la procédure de numérisation et d'archivage, y compris les personnes autorisées.
2. Signature numérique ou cachet électronique : chaque document archivé doit être scellé au moment de son stockage.
3. Horodatage qualifié : la date et l'heure exactes d'archivage doivent être certifiées.
4. Journal des accès : toute consultation ou modification doit être tracée de manière inaltérable.

Ces mesures visent à garantir l'intégrité des pièces sur la durée totale de conservation. Un simple dossier partagé sur un serveur ne suffit donc pas.

Quels documents devez-vous conserver pendant 10 ans ?

Tous les documents ne sont pas soumis au même délai. Voici un tableau de synthèse :

À noter que le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être conservés sous forme d'un exemplaire imprimé et signé, même si le reste des documents est archivé électroniquement.

Archivage électronique : formats, intégrité et accessibilité

L'Olico n'impose pas de format de fichier unique, mais elle exige que la lisibilité soit garantie en toutes circonstances pendant dix ans. Dans la pratique, les Archives fédérales suisses recommandent le format PDF/A (ISO 19005), une variante du PDF conçue spécifiquement pour la préservation à long terme : elle embarque ses propres polices, interdit les scripts et les liens externes, et ne dépend d'aucun logiciel propriétaire pour rester lisible.

Trois principes à respecter :

• Intégrité : le document archivé ne doit pas pouvoir être altéré, ou toute altération doit être traçable.
• Accessibilité : les appareils et programmes nécessaires à la consultation doivent pouvoir être mis à disposition pendant tout le délai. Si vous archivez vos pièces dans un format propriétaire d'un logiciel qui cesse d'exister dans cinq ans, vous devez pouvoir migrer les données.
• Conservation en Suisse : la loi n'interdit pas explicitement le stockage à l'étranger, mais l'AFC exige que les documents soient accessibles depuis la Suisse sans restriction. Dans les faits, la plupart des fiduciaires recommandent un stockage sur territoire suisse pour éviter tout litige de souveraineté juridique.

Quels risques et sanctions en cas de non-conservation ?

L'obligation de conservation n'est pas une formalité théorique. En cas de contrôle AFC, l'absence de pièces justificatives peut entraîner une taxation d'office : l'administration fiscale reconstitue elle-même le chiffre d'affaires et le bénéfice, généralement en votre défaveur.

Sur le plan pénal, l'article 325 CP punit la soustraction, la destruction ou la dissimulation de pièces comptables d'une peine privative de liberté pouvant atteindre trois ans ou d'une peine pécuniaire. L'article 166 CP sanctionne la mauvaise tenue des comptes ayant empêché de constater la situation patrimoniale réelle — ce qui inclut l'absence de conservation. Les amendes peuvent atteindre CHF 250 000 dans les cas graves.

Ces sanctions ne visent pas la simple négligence administrative. Elles ciblent les situations où l'absence de documents empêche un contrôle, masque une insolvabilité ou entrave l'action de la justice. Une PME bien intentionnée mais désorganisée risque d'abord une reprise fiscale ; une entreprise qui détruit sciemment des pièces s'expose au pénal.

Questions fréquentes

Puis-je détruire mes factures après les avoir numérisées ?

Oui, à condition de respecter les exigences de l'article 10 Olico pour les supports modifiables : signature numérique, horodatage qualifié et journalisation des accès. Une simple numérisation par scan sans ces garde-fous techniques ne permet pas de détruire l'original papier. La destruction ne peut intervenir qu'après validation de la procédure d'archivage électronique.

Les emails professionnels doivent-ils être conservés 10 ans ?

Les emails qui contiennent des pièces comptables — commandes, confirmations, factures en pièce jointe — sont soumis au délai de 10 ans au même titre que leur équivalent papier. Un email sans valeur comptable (prise de rendez-vous, échange informel) n'est pas concerné par l'article 958f CO, mais sa conservation peut être exigée dans le cadre d'un litige civil.

Que faire des documents de plus de 10 ans ?

À l'échéance du délai, vous pouvez détruire les documents — de préférence par un procédé sécurisé (broyage certifié DIN 66399). Avant destruction, vérifiez toutefois qu'aucun litige en cours, contrôle fiscal non prescrit ou procédure judiciaire n'exige la conservation prolongée de ces pièces. Certains documents comme les actes immobiliers méritent un archivage permanent, même si la loi ne l'exige pas formellement.

Conclusion

La conservation des pièces comptables en Suisse repose sur un cadre légal précis et cohérent : dix ans, papier ou électronique, avec des conditions techniques strictes pour le numérique. Pour une PME ou une fiduciaire, l'enjeu n'est pas seulement la conformité légale — c'est aussi la capacité à retrouver un justificatif en quelques minutes plutôt qu'en quelques heures lors d'un contrôle ou d'une clôture mensuelle.

L'archivage électronique bien mené réduit le coût de stockage et accélère l'accès aux pièces. Une solution comme Pinnokio peut automatiser la classification et l'archivage des factures numérisées, en garantissant la traçabilité requise par l'Olico, sans intervention manuelle répétitive. Pour approfondir, consultez notre analyse du coût réel de la saisie comptable manuelle et notre guide sur la QR-facture et l'automatisation du lettrage.